Implementação da serialização farmacêutica: 7 etapas

A implementação da serialização farmacêutica é o processo de atribuir um identificador único a cada unidade comercializável de medicamento e de construir o fluxo de trabalho operacional – dados mestres, geração de números de série, impressão, verificação, agregação e reporte – necessário para rastrear essa unidade desde a fabricação até a dispensação. Ela ocorre em sete etapas sequenciais, e cada uma depende inteiramente da etapa anterior.

Essa dependência é justamente o ponto que a maioria das explicações ignora. A serialização não é um sistema que se instala uma única vez; é uma cadeia de passagens entre pessoas, equipamentos e softwares, e uma falha em qualquer elo aparece como uma exceção em algum ponto mais adiante, muitas vezes bem depois de a causa raiz ter sido soterrada por semanas de dados de produção. Este guia aborda o essencial da serialização farmacêutica da forma como as equipes realmente a vivenciam: o que acontece em cada etapa, quem é responsável por ela, quanto tempo leva aproximadamente e onde ela costuma falhar.

Se você procura uma visão mais ampla – definições, regulamentações, benefícios -, consulte nosso Guia de Serialização Farmacêutica. Esta página se aprofunda em uma parte desse guia: a sequência operacional em si.

O que acontece antes do início do fluxo de trabalho

Antes que a primeira etapa possa começar, algumas decisões fundamentais precisam estar definidas. Sua afiliação à GS1 precisa estar ativa e seus GTINs, alocados; o padrão GTIN da GS1 rege como esses identificadores são estruturados e atribuídos. A arte final das embalagens precisa estar concluída, já que qualquer mudança tardia no tamanho da embalagem ou na hierarquia se reflete nos dados mestres. E você precisa já ter escolhido sua arquitetura de sistemas; especificamente, qual camada (L3, no nível do site, L4, no nível corporativo, ou ambas) vai gerenciar os pools de números de série e o reporte de conformidade. Em resumo, a maior parte do peso operacional das etapas abaixo está nos níveis L3 e L4, e não na linha de embalagem em si.

Mais uma decisão pertence a este momento, embora seja fácil deixá-la passar: quais sistemas vão alimentar e receber os dados de serialização. Um fluxo de serialização não funciona isoladamente; ele depende do seu ERP para os dados mestres de produtos, do seu MES para os eventos de produção e de linha, e do seu WMS para as confirmações de armazém e expedição. As equipes que tratam a serialização como um projeto de TI independente, em vez de algo que precisa se integrar de forma limpa a esses sistemas existentes, costumam ser as que descobrem lacunas de integração tarde demais, quando corrigi-las já é caro.

Implementação da serialização farmacêutica: o processo em 7 etapas

A serialização é uma sequência de etapas operacionais, não um sistema único. Cada etapa depende da anterior, e uma falha em qualquer ponto da cadeia gera exceções mais adiante; é exatamente por isso que entender todo o processo de serialização na indústria farmacêutica é tão importante para definir o escopo de um projeto quanto para operá-lo no dia a dia.

Etapa 01 – Configuração dos dados mestres

O que acontece: Antes que qualquer código seja impresso, os dados dos produtos precisam estar corretos e consistentes: GTINs, hierarquias de embalagem, National Drug Codes (NDC) ou identificadores equivalentes, e as relações entre cada nível de embalagem (quais unidades vão dentro de quais caixas, quais caixas em quais paletes).

Quem é responsável: Normalmente, o fabricante ou o Detentor da Autorização de Comercialização (MAH) é responsável pelos dados mestres, mesmo quando a embalagem é terceirizada para um CMO/CDMO. Nosso Guia de Serialização Farmacêutica aborda os papéis na cadeia de suprimentos com mais profundidade.

Sistemas envolvidos: Os dados mestres quase sempre se originam no ERP e precisam ser validados antes de serem enviados à plataforma de serialização L3/L4.

Prazo típico: Em uma primeira implementação, a limpeza dos dados mestres costuma levar várias semanas – mais do que a maioria das equipes prevê inicialmente -, porque os erros só ficam evidentes quando aparecem mais adiante no processo.

Onde falha: Um GTIN errado ou um nível ausente na hierarquia de embalagem não falha imediatamente. A falha aparece semanas ou meses depois, como uma remessa rejeitada ou uma verificação malsucedida junto a um parceiro comercial – e, a essa altura, o erro já se propagou por milhares de registros de números de série. Corrigi-lo significa reconciliar cada unidade afetada, e não apenas ajustar um campo.

Ponto-chave: Erros de dados mestres são baratos de corrigir na configuração e caros de corrigir após o go-live. Essa também é uma das causas raiz mais apontadas em auditorias de validação de BPF, e é por isso que tratar os dados mestres como uma disciplina contínua (e não como uma tarefa pontual) importa mais do que parece à primeira vista.

Etapa 02 – Geração e gestão de números de série

O que acontece: Os números de série precisam ser gerados, alocados a linhas de produção específicas e rastreados para que nenhum número seja reutilizado ou duplicado, inclusive entre mercados diferentes, já que alguns países exigem esquemas de serialização distintos.

Quem é responsável: Geralmente é uma responsabilidade compartilhada entre a equipe de serialização do fabricante e, no caso de produção terceirizada, o CMO/CDMO. Definir quem emite os números e como os pools são transferidos é uma questão tanto contratual quanto técnica.

Sistemas envolvidos: Os pools de números de série normalmente são gerenciados no nível L3 (site) e reconciliados no nível L4 (corporativo) para garantir visibilidade entre diferentes sites ou CMOs/CDMOs.

Prazo típico: Com os dados mestres limpos, a configuração dos pools de números de série costuma ser rápida – dias, e não semanas -, mas os processos de reconciliação com CMOs/CDMOs levam mais tempo para serem estabelecidos e testados.

Onde falha: Números de série duplicados são a falha clássica aqui – duas linhas de produção usando o mesmo pool sem a devida reconciliação, ou um CMO/CDMO emitindo números fora da faixa que lhe foi alocada. O resultado é uma colisão de números de série que só é detectada quando uma solicitação de verificação falha em algum ponto da distribuição.

Ponto-chave: Para qualquer empresa que trabalhe com CMOs/CDMOs, a governança dos números de série – quem emite, quem reconcilia – precisa ser definida antes do início da produção, e não resolvida depois que uma colisão acontece.

Etapa 03 – Impressão e marcação

O que acontece: O número de série, o GTIN, o número do lote e a data de validade são codificados em um código de barras 2D DataMatrix e impressos diretamente na embalagem durante a operação de embalagem, na velocidade máxima da linha.

Quem é responsável: As operações da linha de embalagem, normalmente com um processo de controle de mudanças que rege tudo o que afeta as configurações de impressão.

Sistemas envolvidos: L1 (impressoras) e L2 (controladores de linha), integrados ao sistema L3 que fornece os números de série e os dados a serem impressos.

Prazo típico: Depois de configurada e validada, a impressão acompanha a velocidade da linha de produção sem acrescentar tempo de ciclo; o custo operacional aqui vem da configuração e da validação, não da produtividade contínua.

Onde falha: O desvio de calibração da impressora é a falha mais comum: uma impressora ligeiramente descalibrada produz códigos que passam em uma inspeção visual superficial, mas falham na verificação formal. Essa é uma questão central em qualquer implementação de rastreabilidade (track & trace) da rotulagem farmacêutica: impressão e verificação precisam ser tratadas como um único processo contínuo, e não como dois processos separados.

Ponto-chave: A impressão precisa acompanhar o ritmo da linha de embalagem sem se tornar um gargalo, e é por isso que a verificação (a próxima etapa) acontece imediatamente, e não como uma checagem separada mais adiante.

Etapa 04 – Inspeção por visão e verificação

O que acontece: Imediatamente após a impressão, um sistema de visão lê o código para confirmar que ele está legível, formatado corretamente e corresponde aos dados pretendidos.

Quem é responsável: As operações da linha de embalagem, com apoio da garantia da qualidade para os critérios e limites de verificação.

Sistemas envolvidos: Hardware de inspeção por visão no nível L1, que reporta os resultados ao controlador de linha L2 em tempo real.

Prazo típico: Quando funciona corretamente, esta etapa praticamente não acrescenta tempo à linha: a verificação acontece em linha, na velocidade da produção. O custo de tempo só aparece quando um código falha e a linha precisa parar.

Onde falha: Um código que falha na verificação precisa ser rejeitado antes de sair da linha, e não detectado mais adiante em um distribuidor, onde um código ruim se torna um problema muito mais caro. Os limites de verificação normalmente se baseiam em normas internacionais de qualidade de impressão de códigos de barras 2D (ISO/IEC 15415); se você está investigando rejeições recorrentes, geralmente a causa é de calibração ou de substrato, e não um problema de dados.

Ponto-chave: O objetivo desta etapa é justamente detectar falhas no ponto mais barato possível – na linha, logo após a impressão -, e não depois que o produto já foi expedido.

Etapa 05 – Agregação

O que acontece: As unidades serializadas individuais são vinculadas às caixas e aos paletes em que são embaladas, formando uma hierarquia pai-filho que permite ao sistema saber exatamente quais unidades estão dentro de qual embalagem.

Quem é responsável: As operações da linha de embalagem, no caso do processo físico, com o sistema de serialização mantendo a hierarquia no software.

Sistemas envolvidos: Os sistemas L2/L3 coordenam o evento de agregação e repassam a hierarquia resultante ao L4 para o reporte de conformidade.

Prazo típico: Em operação normal, a agregação acrescenta apenas alguns segundos por caixa, mas o tratamento de exceções (veja abaixo) pode acrescentar um tempo significativo quando ocorre.

Onde falha: É aqui que se origina grande parte das exceções operacionais. Um cenário comum: uma caixa é aberta para retirar uma unidade defeituosa depois que a agregação já foi concluída. O registro pai-filho da caixa passa a indicar mais do que realmente há dentro dela e, se a correção não for feita no sistema no mesmo momento em que acontece fisicamente, a divergência só aparece quando o sistema de um distribuidor sinaliza uma discrepância – muitas vezes a centenas de quilômetros de distância -, retendo uma remessa inteira, e não apenas a caixa afetada.

Ponto-chave: Erros de agregação raramente têm a ver com a dificuldade de entender o conceito; eles surgem quando o retrabalho físico (remontar uma caixa ou um palete) não é acompanhado, em tempo real, pela atualização correspondente no software.

Etapa 06 – Troca de dados e reporte

O que acontece: Os eventos de serialização e agregação são reportados, normalmente no formato EPCIS, aos sistemas internos, aos parceiros comerciais e, em alguns mercados, a repositórios governamentais.

Quem é responsável: As equipes de TI/sistemas gerenciam a integração técnica; as equipes de compliance são responsáveis pelos próprios requisitos regulatórios de reporte.

Sistemas envolvidos: É aqui que o L4 faz a maior parte do seu trabalho: formatar e encaminhar dados EPCIS para CMOs/CDMOs, operadores logísticos (3PLs), distribuidores atacadistas e órgãos reguladores, cada um dos quais pode esperar implementações ligeiramente diferentes do mesmo padrão.

Prazo típico: Contínuo e automatizado depois de configurado, mas a integração inicial de parceiros – testando o volume real de transações, e não apenas arquivos de amostra – costuma levar semanas por parceiro.

Onde falha: Um arquivo EPCIS malformado, uma transmissão não realizada ou um parceiro usando um formato incompatível podem travar uma remessa mesmo quando o produto físico e a embalagem estão totalmente corretos. Essas falhas raramente são culpa direta de alguém; geralmente são dois sistemas interpretando o mesmo padrão de forma ligeiramente diferente.

É também nesta etapa que o software tem seu papel mais direto na conformidade com a DSCSA. Se você está se perguntando como as soluções de software ajudam a atender aos requisitos de rastreabilidade da DSCSA, a resposta é esta: a função central de uma plataforma de serialização nesta etapa é formatar as informações de transação de maneira consistente, encaminhá-las aos parceiros comerciais certos e manter um registro pronto para auditoria – sem isso, a rastreabilidade no nível da unidade exigida pela DSCSA simplesmente não é viável em escala. Nosso Playbook de implementação da conformidade com a DSCSA e nosso guia sobre os Requisitos de interoperabilidade da DSCSA de 2023 aprofundam o lado regulatório desta etapa.

Cabe aqui também uma observação sobre validação. Toda mudança em um sistema de serialização – um novo mercado, uma nova linha de embalagem, uma atualização de software – precisa passar por validação de acordo com as BPF e os requisitos do 21 CFR Part 11. As equipes que tratam a validação como uma tarefa única de configuração, em vez de algo a ser revisitado a cada mudança, costumam ser as que acabam refazendo-a sob pressão sempre que algo muda.

Ponto-chave: A troca de dados tem menos a ver com tecnologia e mais com consistência: cada parceiro recebendo dados formatados corretamente, no prazo, todas as vezes.

Etapa 07 – Distribuição, dispensação e desativação

O que acontece: À medida que o produto avança pela distribuição e finalmente chega a uma farmácia ou hospital, cada unidade serializada é verificada e, por fim, desativada no momento da dispensação, saindo da circulação ativa no sistema de rastreabilidade.

Quem é responsável: Distribuidores atacadistas e operadores logísticos (3PLs) para a verificação em trânsito; farmácias e hospitais para a checagem final na dispensação.

Sistemas envolvidos: Verificação no ponto de dispensação, no modelo da DSCSA, ou consulta a um banco de dados centralizado, no modelo da EU FMD (Diretiva de Medicamentos Falsificados). As duas estruturas funcionam de maneira diferente aqui, o que abordamos em nosso guia de conformidade com a FMD.

Prazo típico: Esta etapa é contínua durante toda a vida do produto na cadeia de suprimentos e só termina com a desativação.

Onde falha: Este é o último ponto de controle antes de o produto chegar ao paciente, e ele depende inteiramente de que todos os elos anteriores tenham reportado dados limpos e no prazo. Um elo fraco em qualquer ponto anterior da cadeia – dados mestres de baixa qualidade, gestão de pools pouco confiável, um distribuidor que pula a verificação – compromete a confiabilidade desta etapa final, mesmo que a falha não tenha se originado aqui. Nosso guia sobre gestão de recalls farmacêuticos com rastreabilidade explica o que acontece quando esta etapa precisa ser executada no sentido inverso.

Ponto-chave: A desativação é a linha de chegada, mas sua confiabilidade é, na verdade, uma medida de quão bem cada etapa anterior foi executada.

Quanto tempo leva a implementação da serialização farmacêutica?

Não existe um cronograma universal – o número de mercados, as relações com CMOs/CDMOs e a maturidade dos sistemas existentes alteram a conta -, mas uma divisão aproximada por fases é a seguinte:

O padrão na maioria das implementações: as primeiras etapas (dados mestres, governança dos números de série) levam mais tempo do que o esperado, e as etapas intermediárias (impressão, verificação) são mais rápidas do que o esperado depois de validadas, porque a impressão e a inspeção na velocidade da linha são, por definição, projetadas para não acrescentar tempo à produção.

Quem é responsável por cada etapa? Responsabilidades no fluxo de trabalho por papel na cadeia de suprimentos

A responsabilidade muda à medida que o produto avança pela cadeia: fabricantes e MAHs respondem pelos dados mestres e pela conformidade como um todo, CMOs/CDMOs gerenciam os pools de números de série e a execução nas linhas em nome do fabricante, distribuidores atacadistas e operadores logísticos (3PLs) verificam o produto em trânsito, e as farmácias realizam a checagem final na dispensação. Abordamos as prioridades específicas de cada papel com mais profundidade no Guia de Serialização Farmacêutica. O fluxo de trabalho acima é a mesma sequência, vista pelo lado operacional e não pelo organizacional.

Onde o fluxo de serialização falha

Alguns padrões de falha se repetem com frequência suficiente para serem citados diretamente:

Baixa qualidade dos dados mestres. A causa raiz mais comum de todos os outros modos de falha descritos nesta página. Erros aqui são baratos de detectar na configuração e caros de rastrear depois que se propagam pelos registros de produção.

Quebras na hierarquia de agregação. O retrabalho – uma unidade defeituosa retirada de uma caixa lacrada, um palete remontado – cria uma divergência entre o produto físico e seu registro digital se a correção não for feita no mesmo momento.

Falhas na troca de dados com parceiros. Dois sistemas interpretando o mesmo padrão EPCIS de forma ligeiramente diferente são uma causa mais comum de remessas travadas do que a culpa de qualquer parte isolada.

Validação tratada como algo secundário. Toda mudança no sistema exige revalidação de acordo com as BPF e o 21 CFR Part 11. As equipes que incorporam a validação ao processo de mudança, em vez de acrescentá-la depois, evitam os atrasos de várias semanas causados pela descoberta de documentação desatualizada no meio do projeto.

Ignorar os próprios dados operacionais. Muitas empresas implementam a serialização apenas como uma obrigação de conformidade e nunca usam os dados resultantes para mais nada – uma oportunidade perdida, já que esses mesmos dados podem sinalizar padrões de desvio e apoiar o planejamento da cadeia de suprimentos.

Como escolher um parceiro para a implementação da sua serialização

Entender todo o fluxo de trabalho é uma base útil, mas a maioria das equipes acaba enfrentando uma questão relacionada: se a configuração de serialização atual realmente foi construída para funcionar tão bem assim ou se é hora de reavaliá-la. Se você está considerando uma mudança, nosso guia 5 sinais de que é hora de substituir seu software de serialização e nossa visão geral sobre como escolher uma solução ou um parceiro de serialização farmacêutica (post do cluster – inserir link após a publicação) mostram o que observar. Para equipes que estão avaliando especificamente as camadas de sistema, o artigo Por que escolher a OPTEL como seu fornecedor L4 aborda o que considerar nesse nível.