Por Diederik de Bruijn, Farmacéutico 3 formas sencillas de optimizar el proceso de desactivación para la FMD

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3 formas sencillas de optimizar el proceso de desactivación para la FMD

La FMD (Directiva sobre Medicamentos Falsificados) entrará en vigor el 9 de febrero de 2019. Requiere que todas las farmacias, ya sean de hospital o comunitarias, «registren» todos los productos farmacéuticos que dispensan en una base de datos nacional, el Sistema Nacional de Verificación de Medicamentos (NMVS). Este proceso, conocido como desactivación, implica el volver a listar productos de forma efectiva que se registraron previamente en el Centro Europeo, el Sistema Europeo de Verificación de Medicamentos, al invalidar el identificador de código de barras 2D que fue etiquetado en cada unidad en la etapa de producción. Una vez desactivados, los productos se declaran oficialmente como despachados y fuera de circulación.

La legislación FMD ha tenido una acogida diversa y los próximos cambios en la forma en la que funcionarán las farmacias no han sido bienvenidos por todo el mundo.  En toda Europa, nuestro contacto con los farmacéuticos tanto del hospital como comunitarios sugiere que muchos están preocupados por los esfuerzos administrativos adicionales que creará la FMD. Piensan que perderán tiempo y dinero, que no se pueden recuperar.  Quizás eso sea cierto, pero es importante tener en cuenta que hay buenos motivos por los que se están introduciendo estas nuevas normas desde el principio. Según PWC, más de 1 millón de personas mueren cada año como consecuencia de medicamentos falsificados. Si nosotros, como continente, podemos reducir el número de falsificaciones, habrá un impacto positivo en grandes regiones del mundo. Ver estos cambios con una perspectiva más amplia ayuda a arrojar nueva luz sobre la validez de estos nuevos requisitos de cumplimiento.

Dado que la fecha límite para el cumplimiento de la FMD se está acercando rápidamente, en lugar de centrarnos simplemente en los aspectos negativos, el tiempo adicional y los costes que conlleva, también es importante reconocer que habrá beneficios.  Desde el 9 de febrero de 2019, cada producto en existencias recién fabricado se codificará con un número de lote y fecha de vencimiento. Se trata de datos de los que los farmacéuticos carecían (y se habrían beneficiado) durante muchos años. Ayudará a hacer que el control de existencias rutinario y la administración de los productos sean mucho más eficientes, eliminando la necesidad de procesos manuales.

 

Cómo cumplir con la máxima eficiencia

Entonces, dado que el requisito de cumplimiento es inevitable, ¿cómo pueden los farmacéuticos garantizar que los procesos que adoptan a partir de la fecha límite de cumplimiento de febrero sean lo más eficientes posible?

Aunque existen soluciones tecnológicas para controlar los aspectos de procesamiento de datos del flujo de trabajo, hay otros elementos transaccionales a considerar y estos tienen implicaciones para la eficiencia de un hospital concurrido o un departamento de farmacia comunitario. ¿Cuál es la mejor solución tecnológica que se puede implementar? ¿Cómo afectará esta legislación a la actividad diaria? ¿Podrán los departamentos de farmacia mantener los niveles de eficiencia existentes sin la necesidad de contratar más personal? ¿Cómo pueden la tecnología recién introducida y los nuevos datos disponibles ayudar a optimizar los proyectos existentes?

 

Optimizar el proceso de desactivación: 3 aspectos a considerar

 

  1. Invertir en tecnología dedicada a la FMD

El software integrado y basado en la nube que se ejecuta en dispositivos móviles hace que manejar el proceso de desactivación sea rápido y sencillo para cualquier persona. Al utilizar la tecnología adecuada, no hay ninguna razón por la que el procedimiento no pueda convertirse rápidamente en parte de la rutina diaria de cualquier farmacia.

Los informes de la legislación FMD que dan lugar a dificultades en el proceso son infundados. Los estudios de campo han demostrado que el tiempo de manipulación adicional requerido no debe ser superior a 4 segundos y, dependiendo de la etapa en la que se complete la tarea, puede ser tan solamente de 2 segundos adicionales a los tiempos de procesamiento existentes. Nuestras propias estimaciones usando datos de prueba sugieren que se tardará menos de 1 minuto en verificar y desactivar 20 paquetes.

 

  1. ¿Durante el picking o en la recepción de mercancías? ¿Cuál es el momento óptimo para la desactivación?

El momento exacto en el que desactivar un producto ha sido objeto de debate dentro del sector.  La legislación establece que la desactivación debe tener lugar lo más cerca posible del final de la cadena de suministro y del punto de dispensación. Algunos en la industria defienden que el mejor momento para desactivar es durante el proceso de picking, en lugar de en la recepción de mercancías del fabricante o distribuidor. Esto se debe a que los productos están listos para ser manipulados de forma individual en lugar de en packs o en cajas, ahorrando tiempo en el desempaque y minimizando la posibilidad de que los paquetes no puedan almacenarse fácilmente una vez que se haya eliminado cualquier envoltorio. Argumentan que la desactivación en la etapa de picking, cuando se seleccionan medicamentos para los pacientes, también facilita la integración de todo el proceso nuevo en un flujo de trabajo existente y minimiza la interrupción si el área de trabajo disponible es relativamente pequeña

La alternativa a la desactivación en el momento de la dispensación es verificar todos los productos en el momento de la recepción. Esto garantiza que los problemas se identifiquen de inmediato y las farmacias pueden evitar una situación en la que los productos falsificados se aceptan sin saberlo en la cadena de suministro y se almacenan con artículos no falsificados para su posible dispensación. Desde nuestro punto de vista, es mucho peor encontrarnos con una situación en la que un paciente esté a la espera de la medicación porque las existencias retenidas no se pueden dispensar debido a una incapacidad de desactivación por una amplia gama de razones, en lugar de tener que manipular las existencias no embaladas.

Hemos explorado ambos enfoques y es importante reconocer los diferentes argumentos sobre cuándo debería tener lugar la desactivación. El proceso  puede ser más sencillo y más eficiente al nivel del artículo justo antes de la dispensación, sin embargo, también es una buena práctica hacerlo cuando los productos llegan por primera vez al sitio. En cambio, un enfoque dual puede ser la mejor opción, ya que los productos se verifican en los productos para verificar su autenticidad y luego se desactivan en la etapa de picking, lo más cerca posible de la dispensación al paciente.

 

  1. Elaboración de políticas para normas en lugar de excepciones

Otro argumento en apoyo de la desactivación en la etapa de picking se relaciona con el problema de las retiradas y devoluciones de productos. Inevitablemente, hay momentos en que los productos de farmacia deben retirarse del mercado, ya sea por un problema de fabricación o por un robo denunciado. Algunos en la industria han propuesto que cuanto más tarde se lleve a cabo la desactivación, menor será la probabilidad de que se recopilen datos incorrectos. Agregan que, como resultado de la «regla de los 10 días», según la cual, una vez que se desactiva un artículo solo se puede reintroducir en la cadena de suministro en un plazo de 10 días, se recomienda su posterior desactivación. Las farmacias que no lo dejan lo más tarde posible corren el riesgo de quedarse con un exceso de existencias de artículos no utilizados, que ya no pueden vender o devolver al fabricante como excedente, si es necesario.

Hay otro argumento contrario importante a considerar en este caso también. Dado que se devuelve menos del 1% de los artículos enviados a las farmacias, ¿puede ser innecesario justificar un proceso basado en excepciones? La adopción de la política de «verificar en la recepción de mercancías, desactivar durante el picking» también garantizaría que los datos recogidos sean lo más precisos posible, a la vez que protegen a los farmacéuticos del impacto de la «regla de los 10 días».

 

Al aprovechar las soluciones especialmente desarrolladas para la FMD y seguir nuestras recomendaciones previamente probadas, las farmacias no deben preocuparse por el próximo plazo de cumplimiento.  Aunque la nueva legislación significará que los procesos de trabajo deben cambiar y un elemento de inversión financiera está claramente involucrado, gracias a las soluciones de software ya hechas, esto puede minimizarse.

En última instancia, la FMD ofrece la oportunidad de mejorar significativamente la eficiencia operativa diaria y brinda a las farmacias acceso a datos de pacientes y productos en tiempo real. Lo más importante es que facilitará un cambio real a mejor, utilizando la tecnología de trazabilidad para mejorar directamente las vidas de innumerables personas. ¿No es algo bueno?

 

Autor:

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